Google Calendar - сервис для планирования встреч, событий, дел с привязкой к календарю. Можно задавать время встречи, повторения, напоминания, приглашать других участников (им высылается приглашение по электронной почте).
Календарь умеет отправлять напоминания о событиях по e-mail и через SMS. Работа осуществляется в окне браузера через веб-интерфейс, данные хранятся на централизованном сервере Google, поэтому получить доступ к расписанию можно с любого компьютера, подключенного к Интернет (при этом данные защищены паролем).
В интерфейсе можно пользоваться «горячими клавишами», есть строка для быстрого занесения события, например «Tomorrow Meet Julie at 6pm» создаст событие на следующий день в 18:00 с названием «Meet Julie» («Встретить Джулию» ). Удобная функция - автоматическое занесение писем, содержащих подобные строки в теле письма, в расписание.
Параллельно можно создавать несколько календарей, а также автоматически помечать официальные праздники.
Одно из ключевых преимуществ - возможность совместного использования календаря. Его можно сделать видимым для избранных пользователей, что позволяет планировать общие встречи.
В интерфейсе активно используются технологии JavaScript и AJAX, это ускоряет реакцию системы, позволяет пользоваться ей с той же лёгкостью, как и программой, установленной локально.
В данный момент интерфейс предоставляется на английском, голландском, датском, испанском, итальянском, китайском (традиционном и упрощенном), корейском, немецком, норвежском, польском, португальском, русском, турецком, финском, французском, шведском и японском языках. А сведения в календарь можно вводить и на многих других языках.
Создание нового календаря
Чтобы создать новый календарь, выполните указанные ниже действия.
- В нижней части расположенного слева раздела Мои календари нажмите на ссылку Создать .
- Введите необходимую информацию.
- Нажмите Создать календарь .
Все создаваемые календари отображаются в списке Мои календари в левой части страницы. В каждом открытом календаре в любой момент можно добавлять, удалять или изменять мероприятия.
Обратите внимание, что количество календарей, которые можно создать за один раз, ограничено. Если при создании нового календаря появляется сообщение об ошибке, подождите 24 часа и повторите попытку.
Как создать мероприятие?
Ниже перечислены несколько способов создания мероприятий.
Создание с помощью мыши и ввода данных
Выберите день для создания нового мероприятия. Если мероприятие продолжается больше часа, используйте функцию перетаскивания с помощью мыши. Введите название нового мероприятия и место его проведения. Нажмите ссылку “Создать мероприятие”, чтобы опубликовать его сразу, или выберите “Изменить сведения о мероприятии”, чтобы добавить дополнительную информацию.
Создание с помощью всплывающего окна
Просто нажмите дату в календаре и введите информацию, например [Прием у врача в 11:00]. Новое мероприятие будет создано прямо в календаре. Дополнительные советы по созданию мероприятий с помощью всплывающего окна см. на странице Как создать мероприятие с помощью всплывающего окна?
Создание с помощью ссылки “Создать мероприятие”
Нажмите ссылку “Создать мероприятие” в левом столбце календаря. Откроется страница, на которой можно ввести любую информацию о мероприятии. Здесь также можно добавить гостей, изменить настройки напоминаний и опубликовать мероприятие для других пользователей. После ввода всех сведений и выбора настроек нажмите кнопку “Сохранить”.
Создание в списке календарей
Слева в списке календарей нажмите кнопку со стрелкой вниз рядом с соответствующим календарем. Затем выберите пункт “Создать мероприятие в этом календаре”.
Удаление мероприятия
Чтобы удалить мероприятие из календаря, нажмите на это мероприятие. В результате появится всплывающее окно данного мероприятия. (Кроме того, можно нажать на название мероприятия, чтобы открыть страницу со сведениями о нем.) В этом окне находится ссылка или кнопка для удаления мероприятия или его стирания из календаря.
Удалить/Удалить из этого календаря
Эта функция доступна только для мероприятий, на которые вы приглашены и которые не можете изменить. После вызова этой команды мероприятие исчезнет только из вашего календаря, но останется в календарях других гостей и организатора.
Удаление мероприятия
Эта функция доступна только для мероприятий, которые вы можете изменить. После вызова этой команды мероприятие исчезнет как из вашего календаря, так и из календарей приглашенных гостей. Таким образом, мероприятие будет полностью удалено.
Обратите внимание, что удаленное мероприятие может остаться в календарях ваших гостей. Предположим, вас пригласили на мероприятие, а вы пригласили на него дополнительных гостей. Если вы удалите это мероприятие из своего календаря, оно не исчезнет из их календарей. Удалить мероприятие из календарей всех гостей может только владелец мероприятия. Кроме того, удаленное мероприятие может на некоторое время остаться на серверах Google, а остаточные копии сведений о вашем календаре могут храниться в системах резервного копирования.
При удалении повторяющегося мероприятия можно выбрать один из указанных ниже вариантов.
- Чтобы удалить только одно мероприятие в серии, нажмите кнопку Только это мероприятие .
- Чтобы удалить все мероприятия в серии, нажмите Все мероприятия в этой·серии .
- Чтобы удалить все следующие мероприятия в серии, нажмите Все следующие .
Удаление календаря
Чтобы навсегда удалить календарь из списка, выполните следующие действия:
- Мои календари или Другие календари и выберите Настройки Настройки Календаря , а затем нажать Календари .
- Нажмите на ссылку Отменить подписку
или Удалить
рядом с календарем, который нужно стереть.
- При нажатии ссылки Удалить календарь будет удален навсегда. Доступа к нему не будет ни у кого, включая создателей и подписчиков.
- При нажатии ссылки Отменить подписку доступ к календарю потеряете только вы. Другие пользователи смогут по-прежнему с ним работать.
- Нажмите кнопку ОК .
Имейте в виду, что главный календарь удалить нельзя. Чтобы полностью избавиться от исходного главного календаря, можно удалить в нем мероприятия, переименовать его и составить график новых мероприятий.
Чтобы очистить главный календарь от всех мероприятий, выполните следующие действия:
- Нажмите кнопку со стрелкой рядом со списком Мои календари и выберите Настройки . Также можно нажать на значок шестеренки в верхней части страницы, выбрать пункт Настройки Календаря , а затем нажать Календари .
- Нажмите на ссылку Удалить справа от главного календаря (первого в списке). Отобразится следующее сообщение: Вы собираетесь навсегда удалить все мероприятия из своего главного календаря. Это действие нельзя отменить.
- Установите флажок Да, я хочу удалить все события в моем календаре. Тем самым вы подтвердите свое согласие.
- Нажмите кнопку Удалить все события .
Учтите, что после очистки главного календаря, возможно, придется подождать несколько минут, прежде чем можно будет пользоваться всеми функциями Календаря Google.
Добавление календарей и подписка на них
- Как добавить календарь друга
- Как подписаться на календари в Календаре Google
- Прогнозы погоды в календаре
Открытие доступа к календарям для определенных пользователей
Чтобы предоставить доступ к календарю конкретным пользователям, выполните указанные ниже действия.
- В списке календарей в левой части страницы нажмите кнопку со стрелкой вниз рядом с соответствующим календарем и выберите команду Открыть доступ к календарю . (Также можно нажать на ссылку Настройки под списком календарей, выбрать соответствующий календарь и перейти на вкладку Открыть доступ к календарю .)
- Введите адрес электронной почты пользователя, которому нужно открыть доступ к календарю.
- В раскрывающемся меню выберите необходимый уровень разрешений и нажмите кнопку Добавить . (После нажатия кнопки Добавить человек, которому открывается доступ к календарю, получит по электронной почте приглашение просмотреть ваш календарь.)
В настоящее время доступ к календарю можно предоставлять не более чем 75 пользователям в день. Чтобы открыть доступ большему количеству пользователей, подождите 24 часа и повторите процедуру.
Если при открытии доступа к календарю возникла проблема, удалите в настройках календаря пользователя, получившего доступ , и откройте ему доступ еще раз.
Доступ к календарю также можно предоставить группе пользователей с помощью Групп Google. Настройки совместного доступа к календарю будут автоматически корректироваться в соответствии с изменениями в списке участников группы.
Здравствуйте, уважаемые читатели блога сайт. Гугл Календарь – это полностью бесплатный сервис от небезызвестной компании. Он подходит как для персонального использования, так и для группового.
Например, если вы держите свой сайт и у вас несколько редакторов. Также это неплохой вариант для составления планов работы большой компании.
Разберемся в основных нюансах использования Гугл Календаря и секретных «фишках» , которые значительно упрощают работу с ним.
Особые функции сервиса Google Calendar
Выделяется среди аналогов большим спектром различных дополнительных функций. Отметим наиболее интересные:
- Вы можете сразу распечатать мероприятия
за выбранный срок (день, год, месяц). Для этого кликаем по настройкам и выбираем функцию «Распечатать».
- Импорт и экспорт
информации также доступен в настройках. Вы можете сохранить на ПК ваши календари или же добавить новые.
*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне - Расписание составляется автоматически. Эта функция была добавлена совсем недавно. Вы можете просмотреть пункты из всех календарей или из одного отдельного. Они распределяются на несколько суток в виде расписания.
- Чтобы выделить отдельные пункты цветом, достаточно воспользоваться функцией «маркер
». Например, отдельно отметить дни рождения родных, задачи, связанные с учебой, работой и повседневные дела.
- В самом приложении уже есть встроенные календари
, например, лунный календарь или полный список праздников всего Мира. Добавьте их к себе и узнавайте о событиях первыми.
*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне - Gmail и Гугл Календарь полностью синхронизируются. Например, если вы забронировали номер в отеле или купили билеты в кино, время и дата автоматически перенесутся в to-do лист на указанную дату. Для того, чтобы включить синхронизацию с почтой
, активируйте соответствующие настройки.
*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне - Календарь синхронизирует мобильную версию и версию для ПК. Скачайте приложение для iOS или Android , чтобы сразу видеть все задачи со своего смартфона.
Словом, сервис максимально функционален. Разберем поподробнее, как им пользоваться.
Вход в Гугл Календарь и начало работы
Чтобы начать использовать Календарь, вам достаточно . Если аккаунт уже есть, просто войдите в него. Площадка работает прямо в браузере , поэтому скачивать какие-либо приложения на ПК не нужно. К сожалению, создать новый календарь с мобильного устройства (в браузере, без приложения) невозможно.
Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога сайт
посмотреть еще ролики можно перейдя на");">
Вам может быть интересно
Бурлящий и кипящий жизнью обменный сервис 7money.co Canva - дизайн без дизайнера Что такое ОКТМО и как узнать этот код по ИНН организации или адресу (месту жительства) SE Ranking - лучший сервис мониторинга позиций для новичков и профессионалов в SEO Что такое ОКПО и как узнать код организации по ее ИНН
Доброго времени суток, дорогие друзья! Сегодня мы с вами рассмотрим один из полезных сервисов от компании Google – Google календарь .
С его помощью вы сможете просматривать все запланированные встречи и дни рождения, ставить напоминания в виде оповещения или письма, которое придет вам на электронную почту, выполнять синхронизацию между календарями Гугл на различных устройствах или импортировать/экспортировать события из других календарей, например, Яндекс календаря.
Подробнее о том, вы можете прочесть на сайте, перейдя по ссылке.
Как войти
Запускаем браузер на компьютере или ноутбуке. В правом верхнем углу находим кнопочку «Приложения Google» и кликаем по ней, чтобы развернуть список. В списке приложений выберите «Календарь».
Используя аккаунт или учетную запись Гугл, вы получите доступ ко всем приложениям и сможете синхронизировать их между различными устройствами.
Чтобы было понятно: если на телефоне установить Почту Гугл и просматривать там сообщения, удалять их и отправлять. То, зайдя на Почту Гугл в браузере (под тем же логином и паролем), данные синхронизируются, и Вам не придется снова перелистывать письма, которые вы раньше просматривали на телефоне – они будут или удалены, или отмечены как прочитанные (зависит от того, что вы сделали с ними на телефоне).
Поэтому, если вы регистрировались на Play Market, Гугл Почте, Гугл Диск или что-то другое в этом роде – это значит, что учетная запись в Google у вас уже есть. Вводите в предложенное поле соответствующий адрес электронной почты и нажимайте «Далее».
Если же вы раньше не пользовались приложениями от Гугл, то нужно создать аккаунт.
Для того чтобы не вводить постоянно адрес почты и пароль, можете установить галочку в поле «Оставаться в системе». Если компьютером или ноутбуком пользуетесь не только вы, то галочку лучше убрать. Чтобы другой человек не мог пользоваться от вашего имени приложениями Гугл, например, календарем.
Как пользоваться
Внешний вид
После того, как вы войдете в Google Календарь, то увидите следующую картину.
Посередине показана область календаря, на которой будут отображаться все события. Вверху можно выбрать период, который будет отображаться: День, Неделя, Месяц, 4 дня. Чтобы показать все запланированные мероприятия в виде списка, кликните на кнопочку Расписание.
Слева показан Мини-календарь, в котором вы быстро сможете перейти на нужную вам дату, также в разных списках отображены Мои календари и Другие календари.
Если вам нужно вернуться на текущую дату, нажмите на кнопочку Сегодня.
Настройки
Чтобы настроить Гугл календарь, нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите из списка «Настройки».
На вкладке «Общие» устанавливаются все основные настройки. Например, можно поставить, чтобы неделя начиналась с Понедельника, и выбрать удобный формат времени.
После того, как внесете изменения, не забывайте нажать на кнопочку »Сохранить».
На вкладке «Календари» можно управлять существующими календарями или создавать новые.
Как добавить новую запись или напоминание
Чтобы создать новое мероприятие в Google календаре, выберите день и промежуток времени, затем нажмите нужную строку на самом календаре. Во всплывающем окне нажмите «Изменить мероприятие».
Выберите название, можете изменить промежуток времени. Если это День рождения, поставьте галочку в поле «Повторяющиеся мероприятие» и в окошке выберите «Повторять – Каждый год».
Укажите место встречи, напишите описание. Можете добавить гостей, тогда данное мероприятие отобразится и на ихнем Гугл календаре. Не забудьте указать галочками, какие действия они могут выполнять.
Выберите цвет для мероприятия. Это очень удобная функция. Например, встречи с друзьями можно делать зеленого цвета, по работе – красного, Дни рождения отмечать бирюзовым.
Если хотите, настройте Оповещение для мероприятия. Например, чтобы вам за 30 минут до встречи пришло письмо на электронную почту.
Если вы захотите сделать себе напоминание, снова выберите день и промежуток времени на календаре. Затем перейдете на вкладку «Напоминание», дайте ему название и нажмите «Создать».
Изменить или удалить мероприятие
Кликните мышкой по нужному событию. Откроется всплывающее окно, выберите в нем нужный пункт.
Также можно открыть календарь в виде Расписания и кликнуть мышкой по нужному событию.
Как установить Гугл календарь на телефон, планшет с Андроид
Чтобы установить Google календарь на устройство с Android, зайдите в Play Market и в строке поиска напишите «google календарь», кликните по одноименному пункту.
В следующем списке снова нажимаем по интересующему нас календарю.
Чтобы начать установку, нажмите на кнопочку «Установить».
Запускайте установленное приложение на устройстве с Андроид и начинайте его использование.
Основное меню приложения находится вверху с левой стороны в виде трех горизонтальных прямых. Там можно выбрать удобный способ для отображения календаря, включить или отключить отображение мероприятий, которые относятся к определенному календарю, перейти к настройкам.
На этом все. Думаю, вам понятно как войти в Google календарь в браузере на компьютере, настроить его для удобной работы, создать мероприятие или напоминание, а также установить Гугл календарь на телефон или планшет с Андроид.
Еще одно. Google Calendar – это не просто привычный календарь, в котором можно посмотреть, на какой день недели выпадает ваш следующий день рождения, но, прежде всего, это незаменимый помощник в планировании! Так что давайте разберемся, как пользоваться инструментарием Гугл Календаря.
Как сделать Гугл Календарь своим полезным помощником?
Для людей, занятых и деловых, это приложение запросто может заменить ежедневник, который всегда с вами: в телефоне, на планшете или компьютере. С ним удобно планировать встречи, мероприятия, создавать напоминания о , добавлять задачи и цели, которые, если узнать, как настроить Гугл Календарь верно, будут видны вашим коллегам.
Словом, это такой друг, который всегда напомнит вам о том, что забыли, что может невзначай вылететь из головы. Если ознакомиться с возможностями Гугл Календаря, изучить весь его инструментарий, можно даже не заводить секретаря-помощника!
Список возможностей Гугл Календаря
- Итак, чтобы узнать, как сделать Гугл Календарь максимально удобным, открываем его, где вам удобно: на планшете, телефоне или компьютере. Вот так выглядит основная страница. Вы можете выбрать разбивку на день, на неделю, месяц, если нажмете на три черты в левом верхнем углу.
- Настраиваем планирование Гугл Календаря. Для этого в правом нижнем углу нажимаем на «+» в красном кружочке и выбираем «Мероприятие». Здесь можно заполнить такие графы:
- название;
- дата и время;
- место;
- выберем, в какое время напомнить о запланированном;
- добавить участников;
- цвет темы;
- добавить заметку;
- прикрепить файл.
- Теперь инструкция Гугл Календаря по созданию цели. Нажимаем на все тот же плюсик в красном кружочке и выбираем «Цель». Высвечивается целый список:
- спортивные занятия;
- познать что-то новое;
- побыть с близкими;
- уделить время для себя;
- распланировать свое время.
Выбираем то, что нужно. Например, «Посвятить время себе», а затем – «почитать». Выбираем, как часто будем это делать и сколько минут/часов и в какое время суток. Теперь календарь автоматически заносит в сетку поставленную цель.
- Напоминания в Гугл Календаре тоже вещь незаменимая. Наш незаменимый «+» и «Цель». В графе «Напомнить мне…» Гугл нам уже подсказывает популярные запросы, вводим свое, если надо. Указываем дату напоминания. Все, задачи в Гугл Календаре оптимизированы, теперь выполняем их, ведь забыть о них теперь не получится!
- Чтобы Google Calendar был всегда с вами, его можно сохранить в виде документа. Однако экспорт Гугл Календаря возможен только на компьютере. В настройках можно найти раздел «Экспортировать календарь», нажав на который, вы получите скачанный ICS-файл.
Теперь вы знаете, как сделать свой Гугл Календарь не только бесполезным полотном с датой и днем недели, но и вашим главным и ведении бизнеса, в постановке и достижении целей.
Приветствую всех читателей блога! Недавно мы рассказывали, как используем приложение , сегодня речь пойдет о другом помощнике – Гугл календарь. Это бесплатный инструмент от Google, который создан для организации работы и личной жизни. В Гугл календарь можно внести дни рождения, праздники и другие важные события. Но мы рассмотрим инструмент с другой стороны, а именно, как использовать его для планирования бизнес-проектов.
Статья будет полезна проект-менеджерам, владельцам компаний и просто активным людям, так как отвечает на вопросы:
В конце статьи вас ждет мой личный план работы с инструментом.
Небольшая предыстория. Я работаю проект-менеджером в уже 1,5 года, ежедневно контролирую выполнение 15-20 задач, составляю план для всех сотрудников компании. Но мое близкое знакомство с Гугл календарем произошло только в 2018 г. Поэтому в статье: 100% актуальная информация; личный опыт ведения проектов; 24 тематических скрина; ценные советы и интересные фишки.
Чем для меня является Гугл календарь? Представьте, что вы долгое время пользуетесь простым кнопочным телефон с маленьким черно-белым экраном, где наличие будильника уже является классной возможностью. И вдруг у вас появляется современный флагман с широким красочным дисплеем и морем функций. Чувствуете разницу? Так можно сравнить инструменты, которыми я пользовалась, и Google Calendar. Хотите больше информации – читайте дальше.
Гугл календарь: как зарегистрироваться и пользоваться
На этом вопросе долго останавливаться не будем, так как здесь все очень просто.
Чтобы начать пользоваться Гугл календарем, нужно выполнить 2 простых действия:
- Создать аккаунт в Google или войти в уже зарегистрированный.
- Открыть Google Calendar.
Гугл календарь работает онлайн и совместим со многими популярными браузерами (Internet Explorer, Safari, Firefox, Google Chrome, Microsoft Edge). Но для того, чтобы он начал работать, нужно подключить JavaScript и файлы cookie.
Интересно будет узнать:
Обратите внимание: создать Гугл календарь можно только на компьютере (в мобильном приложении такая возможность отсутствует). После того, как он будет сделан на ПК, мгновенно появится в браузере и приложении.
Вот так выглядит пустой Гугл календарь на компьютере:
- устанавливаем нужный период (день, неделя, месяц, год);
- показываем/скрываем отклоненные мероприятия;
- показываем/скрываем выходные дни;
- определяем цвет мероприятия и текста, а также интерфейс.
При желании можно отправить отзыв об инструменте и перейти в справочный центр для получения более детальной информации про инструмент. Все настройки находятся в панели управления (расположена вверху, горизонтально).
Чем лично меня заинтересовал инструмент? Работа с календарем Google дает мне возможность раскладывать по полочкам и сдавать в срок все проекты компании, устанавливать «напоминалки», избегать неудобных моментов, когда забываешь поздравить коллегу с днем рождения. Проще говоря, для такого перфекциониста, как я, это программа является настоящей находкой.
Как именно я использую инструмент в работе, описано ниже.
Как создать бизнес-проект в Гугл календаре?
Используя Google Calendar можно сделать для каждого проекта отдельный календарь. Для этого нужно создать его и настроить.
Создаем новый календарь
Вот как это делается:
1. Заходим в настройки.
3. Затем заполняем поле название и описание (при необходимости), выбираем часовой пояс и кликаем «Создать».
4. После этого новый календарь появляется в разделе «Мои календари». Теперь можно установить для него более детальные настройки, задать цвет, открыть доступ.
5. Переходим к настройкам. Google Calendar может быть виден только вам или открыт для других пользователей. При этом есть возможность открыть общий доступ, включить доступ по ссылке или открыть только для конкретных лиц (добавив e-mail пользователя).
7. Следующий шаг – настройка уведомлений. Устанавливаем время, когда нужно получить оповещение: в этот же день, за 1,2 недели и т.д. Оповещения могут приходить на почту или на рабочий стол (рассылку SMS-оповещений Google прекратил 27.06.2015 г. ).
8. Советую также установить уведомления для всех изменений, касающихся проекта. Так вы будете в курсе, если кто-то изменит или отменит мероприятие. Отличная опция – «Повестка дня». Для тех, кто ее активирует, каждый день в 05.00 утра будет приходить на почту список задач на весь день.
Если проект выполнен или отменен – скрываем из списка как на рис. 1 (есть возможность открыть при необходимости) или удаляем как на рис. 2 (без права на восстановление).
Рисунок 1
Рисунок 2
Добавляем задачи в новый Гугл календарь
Google Calendar для бизнес-проекта создан. Что дальше? Составляем план по его реализации. Например, в данном проекте стоит задача написать, утвердить и разместить на сайте 28 статей. Срок выполнения – 5 рабочих дней. Мне нужно равномерно распределить мероприятия, чтобы избежать перегруженности сотрудников и сдать работу в срок.
Для этого я добавлю задачи на каждый день. Проще всего это сделать, установив календарик на день.
Что в итоге? Каждый день в определенное время мне будет приходить уведомление о том, что нужно сделать. Все задачи равномерно распределены по рабочим дням. Я не упущу ни единого задания и сдам проект вовремя.
Вот как это выглядит в календаре на месяц:
При необходимости можно изменить все настройки задачи, для этого нужно просто кликнуть по ней и нажать на карандаш.
Кроме этого, к каждой задаче можно написать комментарий, прикрепить ссылку или документ. Например, чтобы написать статью копирайтеру нужно: ТЗ (прикрепляю файлом) и папка, куда сдавать работу (добавляю ссылку). Есть возможность настроить доступ, т.е. задачи к проекту могут быть как для всех, так и лично для вас.
Важный совет . Чтобы найти все мероприятия, которые выполнялись по определенному бизнес-проекту, достаточно в строке поиска ввести хэштег + название проекта (например, #Проект №1).
Статья в тему:
2 варианта ведения проектов в Гугл календаре
Есть 2 самых простых и удобных способа контролировать реализацию бизнес-проектов через данный инструмент:
- Заносим проект . Этот способ показан выше. То есть получаем задачу, распределяем по дням, добавляем описание, устанавливаем уведомления и т.д. Один проект – один календарь.
- План для сотрудников. Можно создать Гугл календарь для каждого работника отдельно и прописывать ему задачи на день, неделю, месяц. Это, на мой взгляд, более удобный вариант именно для исполнителей. Так как им не нужно искать себя в проектах, а достаточно просто открыть свой календарик. При этом можно указать сроки выполнения каждой задачи, установив напоминание в Гугл календаре сотрудника
Оба способа имеют «право на жизнь». Но первый более удобный для проект-менеджера, а второй – для сотрудников. Идеальным вариантом является вести календари и по проектам, и по сотрудникам. Тогда вся картинка будет как на ладони.
Дополнительные возможности Google календаря
Данный инструмент просто кладезь удобных и полезных функций, например:
- Экспорт/импорт . Перейдя в настройки и нажав «Импорт и экспорт» можно добавить другие календари или скачать на компьютер ваши.
- Печать. В Google календаре есть возможность распечатать мероприятия за день, неделю, месяц, год и расписание на день. Для этого нажимаем настройки и распечатать.
- Цветовая разметка . В своем рабочем Google Calendar я также сделала календарь с днями рождениями коллег и поставила напоминание за неделю, чтобы мы успели выбрать подарок и придумать поздравление. Есть также другие календари, касающиеся развития компании, оптимизации работы, обучения и т.д. Каждый имеет значок определенного цвета. Например, проекты – красным, дни рождения – синим, план по развитию – зеленым, обучение – фиолетовым. Использование цветных маркеров помогает за 1 секунду понять, что «день грядущий нам готовит».
- Составление расписания . Относительно новая фишка, которая показывает все задачи на несколько дней в формате расписания. Можно смотреть отдельно каждый или все календари вместе.
- Интересные Гугл календари . Здесь есть уже встроенные календари, для активации которых достаточно поставить одну галочку в настройках. Google предлагает 3 темы: праздники, спорт, фазы луны. Запускайте и будьте в курсе интересующих вас событий.
- Интеграция календаря . В настройках есть коды, благодаря которым можно: встроить календарь на веб-страницу, открыть доступ из других приложений и т.д.
- Синхронизация Gmail c Гугл календарем . Данная услуга работает только для сгенерированных писем от всевозможных организаций. В письме должна содержаться информация о: бронировании (авиабилетов, номера в гостинице); резервировании (например, столика в ресторане); билетах (в кино и театр, на концерт). Чтобы активировать эту функцию нужно перейти в настройки и поставить галочку возле «Автоматически добавлять мероприятия из Gmail в мой календарь».
- Синхронизация Google календаря с устройствами на Андроид и iOS. Крутой подарок от Google, который скачивается в Google Play. В приложении все события, занесенные в Гугл календарь на компьютере, сразу отображаются на экране устройства, т.е. полная синхронизация. Причем, если вы не выполнили задание (не привязанное к дате), оно автоматически переносится на следующий день и так до закрытия. И самая главная фишка – появился голосовой поиск. Например, я говорю: «ОК, Google, напомни завтра посчитать зарплату». Задание сразу появляется на экране, жму галочку и оно уже в календаре. Такое приложение всегда доступно и под рукой, что не скажешь про компьютер и ноутбук.
Последнее, что стоит отметить – горячие клавиши . Работать с Гугл календарем можно, используя только клавиши на клавиатуре. Это значительно упрощает и ускоряет весь процесс. Говорю из личного опыта, так как использую данную возможность по максимуму. Узнать о горячих клавишах можно в настройках, в соответствующем разделе.
Стоит также изучить:
Вывод . Google календарь – удобное, простое, бесплатное планирование бизнес-процессов и личных мероприятий; напоминание о событиях в установленный день и время (на рабочий стол или по email); возможность экспорта/импорта и печати; синхронизация с Gmail и устройствами на Android/iOS.
Личный план работы с Гугл календарем
- Заношу проект: пишу описание, выбираю цвет, ставлю сроки выполнения.
- Распределяю задачи по дням (если крупный заказ и требует много времени).
- Каждый день в конце рабочего дня прописываю задачи для каждого сотрудника.
- В течение дня слежу за выполнением, по необходимости вношу коррективы.
В Google Calendar я также вношу идеи, касающиеся развития компании, личностного и профессионального роста. Делаю это сразу, чтобы не потерять мысль (после рабочего дня использую мобильное приложение).
Как видите, Гугл календарь – отличный планировщик, благодаря которому управлять проектами просто, быстро и приятно. А как вы организовываете бизнес-процессы? Буду благодарна всем, кто поделится опытом, даст дельный совет или дополнит данный материал. Спасибо за внимание)