Всем привет, дорогие друзья и гости моего блога. И снова с вами я, Дмитрий Костин, и сегодня мне хочется еще рассказать вам об экселе, а точнее об одной замечательной фишке, которую я теперь всегда применяю. Сталкивались ли вы с ситуацией. когда заполняете таблицу и в каком-нибудь столбце нужно постоянно вводить одно из нескольких значений. Эээээ. Давайте лучше расскажу вам на примере.
Допустим, когда я создавал таблицу учета компьютерного оборудования (еще давно) у себя на работе, то чтобы сделать весь процесс работы более удобным и быстрым, я делал выпадающий список в определенных столбцах и вставлял туда определенные знaчения. И когда я заполнял столбец «Операционная система» (А ведь не на всех компах она одна и та же), то я забивал не сколько значeний (7, 8, 8.1, 10), а потом просто выбирал это всё одним нажатием кнопки мыши.
И таким образом уже не нужно вбивать в кажую ячейку версию винды, или копировать из одной ячейки и вставлять в другую. В общем не буду вас томить, давайте лучше приступим. Давайте я покажу вам, как создать выпадающий список в excel, используя данные c другого листа. Для этого создадим некоторую табличку, к которой мы сможем это применить. Я буду делать это в 2013 версии, но для других версий процесс идентичный, так что не переживайте.
Подготовка
Основные действия
Теперь точно таким же образом поработайте с графами «Фамилия специалиста»
и «Итог устранения»
, после чего снова вернитесь на главный лист и начинайте полноценно работать с таблицей. Вы сами увидите как это здорово и удобно, когда можно выбрать данные из доступных заранее подготовленных значений. Благодаря этому рутинное заполнение таблиц облегчается.
Кстати в таких документах для более удобного отображения лучше . Тогда будет вообще всё круто.
Ну а на сегодня я свою статью заканчиваю. Я надеюсь, что то, что вы сегодня узнали пригодится вам при работе в экселе. Если статья вам понравилась, то конечно же не забудьте подписаться на обновления моего блога. Ну а вас я с нетерпением буду снова ждать на страницах моего блога. Удачи вам и пока-пока!
С уважением, Дмитрий Костин
Если вам нужно, чтобы при нажатии на одну из ячеек в табличном документе Excel, раскрывался список с возможными вариантами значений, то вы попали по адресу. В данной статье расскажем вам о самых распространенных и популярных способах как это можно сделать. Это не занимает много времени. Специальные знания и навыки вам не нужны. Только желание, внимательность и четко следовать прописной инструкции. Итак, поехали!
Способ 1. Стандартный.
Для начала необходимо задать диапазон значений, который вы хотите видеть в своем выпадающем списке. К примеру, поговорим о ячейке «программа». Создадим список, который у нас должен выпадать из ячейки.
Вводим значения для выпадающего списка
Если у вас Excel 2003, тогда необходимо выполнить следующие действия. Станьте на ячейку, которую хотите сделать как выпадающий список, выбираете меню Данные – Проверка.
Выделяем будущую ячейку со списком
В Excel 2007 и выше данное окно вызывается через вкладку «Данные » -> «Проверка данных ».
Список в ячейке в MS Excell 2010
У вас появляется диалоговое окно с проверкой, куда необходимо ввести диапазон значений.
Указываем диапазон ячеек со значениями списка
Задаем конкретный тип вводимых значений, в нашем случае рассматриваем элемент «Список».
Для указания значений выпадающего списка, есть конкретное поле – «источник» . Здесь указывается диапазон ячеек, откуда будут браться значения для выпадающего списка. Делается это нажатием на значок в конце строки. Далее выделяете диапазон ячеек и нажимаете «Enter».
Вот какой результат получается в итоге.
Готовая ячейка с выпадающим списком
Для того чтобы в поле «Источник» не задавать постоянно диапазон значений. Можно эти значения объединить в одну категорию, присвоить ей имя и писать это имя в данной графе.
Указываем конкретный перечень значений, который должен выпадать. Заходим, выполняем следующие шаги.
- Шаг 1 – выбираем меню – «Вставка»;
- Шаг 2 – переходим в меню «Имя»;
- Шаг 3 — открываем диалоговое окно «Присвоить».
Создаем константу со значениями списка
Если у вас английская версия тогда так
- Insert;
- Name;
- Define.
В случае, если работаете с седьмой офисной версией или более новее Excel 2007. Тогда вам в помощь вкладка «Формулы» – «Диспетчер имен» (Name Manager) , и выбираем создать. Выбор имени ничем не ограничен. Можете написать, например «Обзор».
Создание имени диапазона значений в Excel 2010
Указываем имя созданного диапазона
Обратите внимание на такой момент. Источником данных может быть и любой именованный диапазон данных, к примеру, прайс-лист.
В этом случае, когда каталог прайса будет добавляться новыми позициями, они автоматически высвечиваются в выпадающем меню. Также, одним важным моментом для таких списков, считаются создание связанных выпадающих элементов. В таких случаях. Когда в одном элементе меняется содержание, в другом автоматически происходит изменение и обновление структуры.
Способ 2 – Элемент управления.
В этом способе рассмотрен вариант добавления нового объекта и привязка его к конкретному диапазону в екселе. Какие необходимо выполнить шаги:
Если у вас версия ексель 2007 года и позже, тогда выбираем меню Разработчик. Если версия ранняя тогда Вид — Панели инструментов – Формы.
Открываем панель элементов
В появившемся диалоговом окне элементов ActiveX, находим значок со списком «Поле со списком». Выносим элемент на страницу документа.
Формат элемента «Список»
В данном меню заносим диапазон значений и привязываем к ячейке данные.
Выпадающий список в Excel – это довольно удобная функция, которая поможет создать более сложные документы и сделать работу удобной для визуального восприятия пользователя.
Несколько наиболее распространенных типов выпадающих списков, которые можно создать в программе Excel:
- С функцией мультивыбора;
- С наполнением;
- С добавлением новых элементов;
- С выпадающими фото;
- Другие типы.
Сделать список в Эксель с мультивыбором
Создать перечень в ячейке программы можно с помощью встроенных инструментов панели управления.
Рассмотрим подробнее все основные и самые распространенные типы, и процесс их создание на практике.
Совет! Классический всплывающий список программы имеет функцию мультивыбора, то есть пользователь, нажав на соответствующую группу, может выбрать для нее соответствующий вариант.
Мультивыбор необходим, когда с помощью одного перечня нужно задать значение нескольким ячейкам документа.
Чтобы создать такой, следуйте инструкции:
- Выделите ячейки. Если посмотреть на рисунок, то выделять нужно начиная с C2 и заканчивая C5;
- Найдите вкладку «Данные», которая расположена на главной панели инструментов в окне программы. Затем нажмите на клавишу проверки данных, как показано на рисунке ниже;
- В открывшемся окне откройте самую первую вкладку и выберите элемент, как показано на рисунке. Таким образом в данных местах создастся перечень. В текстовом поле укажите диапазон тех ячеек, которые будут заполняться при каждом выборе элементов.
Пр имер заполнения:
Таким образом вы создадите классический горизонтальный список с функцией мультивыбора.
Однако, чтобы он заполнялся автоматически, необходимо создать макрос со следующим исходным кодом, который показан на рисунке.
Создать список в Экселе с наполнением
Стандартный перечень с наполнением позволит вам автоматизировать процесс ввода информации. При нажатии на ее, появится выбор ее возможных значений.
Пользователю остается только выбрать необходимое значение для заполнения.
Самый простой способ создать такой перечень – использовать «умные таблицы программы».
С их помощью можно легко и быстро форматировать необходимые вам виды списков с наполнением:
- Выделите необходимые ячейки и нажмите в главной вкладке на клавишу «Форматировать как таблицу»;
Имеется несколько способов создания выпадающего списка. Выбор одного из них зависит от структуры имеющихся у вас данных.
Первый способ создания двухуровнего списка
Первый способ основывается на создание «умной» таблицы, заголовок которой содержит значения первого выпадающего списка (группы), а строки таблицы соответствуют значениям второго выпадающего списка (подгруппы). Значения элементов подгруппы должны располагаться в соответствующем столбце группы, как на рисунке ниже.
Теперь приступим к созданию первого выпадающего списка группы (в моем случае - список стран):
- Выберите ячейку, в которую будете вставлять выпадающий список;
- Переходим на вкладку ленты Данные ;
- Выбираем команду Проверка данных ;
- В выпадающем списке выбираем значение Список ;
- В поле Источник указываем следующую формулу =ДВССЫЛ("Таблица1[#Заголовки]") .
Формула ДВССЫЛ возвращает ссылку на диапазон заголовков «умной» таблицы. Преимущество использования такой таблицы в том, что при добавлении столбцов, выпадающий список будет автоматически расширен.
Осталось создать второй зависимый выпадающий список - список подгрупп.
Смело повторяем 4 первых пункта описанных выше. Источником в окне Проверка данных для второго выпадающего списка будет служить формула =ДВССЫЛ("Таблица1["&F2&"]") . Ячейка F2 в данном случае - значение первого выпадающего списка.
Можно использовать и обычную «неумную» таблицу, однако в этом случае вам придется вручную изменять диапазоны заголовков и строк. В рассмотренном примере это происходит автоматически.
Второй способ создания двухуровнего списка
Второй способ удобно применять, когда данные выпадающего списка записаны в два столбца. В первом идет наименование группы, а во втором - подгруппы.
ВАЖНО! Перед созданием зависимого списка по подгруппам необходимо отсортировать исходную таблицу по первому столбцу (столбец с группой) далее будет понятно зачем это делается.
Для создания выпадающего групп нам понадобится дополнительный столбец, содержащий уникальные значения групп из исходной таблицы. Для создания этого списка используйте функцию удаления дубликатов или воспользуйтесь командой Уникальные из надстройки VBA-Excel.
Теперь создадим выпадающий список групп. Для этого выполните 4 первых пункта из первого способа создания двухуровнего списка. В качестве Источника укажите диапазон уникальных значений групп. Тут все стандартно.
Рекомендация: удобно в качестве источника указывать именованный диапазон. Для его создания откройте Диспетчер имен со вкладки Формулы и присвойте имя диапазону с уникальными значениями.
Теперь самая сложная часть - указать в Источнике динамическую ссылку на диапазон со значениями второго выпадающего списка (списка подгрупп). Решать ее будем с помощью функции СМЕЩ(ссылка, смещ_по_строкам, смещ_по_столбцам, [высота], [ширина]) , которая возвращает ссылку на диапазон, отстоящий от ячейки или диапазона ячеек на заданное число строк и столбцов.
- Ссылка в нашем случае - $A$1 - верхний левый угол исходной таблицы;
- Смещ_по_строкам - ПОИСКПОЗ(F3;$A$1:$A$67;0)-1 - номер строки со значением искомой группы (в моем случае страны ячейка F3 ) минус единица;
- Cмещ_по_столбцам - 1 - так как нам необходим столбец с подгруппами (городами);
- [Высота] - СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$67;F3) - количество подгрупп в искомой группе (количество городов в стране F3 );
- [Ширина] - 1 - так как это ширина нашего столбца с подгруппами.
Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки, в которых можно выбрать нужный элемент.
Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.
На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных .
Примечание: Если кнопка Проверка данных недоступна, возможно, лист защищен или является общим. Разблокируйте определенные области защищенной книги или отмените общий доступ к листу, а затем повторите шаг 3.
На вкладке Параметры в поле Тип данных выберите пункт Список .
Щелкните поле Источник и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе "Города" в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.
Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки .
Установите флажок Список допустимых значений
Откройте вкладку Сообщение для ввода .
Откройте вкладку Сообщение об ошибке .
Не знаете, какой параметр выбрать в поле Вид ?
На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel . Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав клавиши CTRL+T .
Примечания:
Работа с раскрывающимся списком
После того как вы создадите раскрывающийся список, убедитесь, что он работает так, как вам нужно. Например, может потребоваться проверить, нужно ли изменять ширину столбцов и высоту строк , чтобы отображались все записи.
Скачивание примеров
Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных. Скачать примеры проверки данных Excel
Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.
Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.